مدیریت وظایف تیم ساختمانی

مدیریت وظایف اکیپ همان سیستمی است که سرپرست برای اطمینان از انجام کار در یک کارگاه از آن استفاده می‌کند: چه کاری باید انجام شود، چه کسی مسئول آن است، و آیا واقعاً انجام شده است.

سیستم پیش‌فرض در ساخت‌وساز، گفت‌وگوی صبحگاهی است. سرپرست در کارگاه قدم می‌زند، کار را نشان می‌دهد و آن را شفاهی واگذار می‌کند. این سیستم تا زمانی کار می‌کند که دیگر کار نکند: یک وظیفه فراموش می‌شود، دو اکیپ گمان می‌کنند دیگری کاری را انجام می‌دهد، یا کار تکمیل‌شده مستند نمی‌شود.

یک سابقهٔ وظیفه این سه نقطهٔ شکست را برطرف می‌کند. وظایف نوشته‌شده مانند وظایف شفاهی قابل فراموش‌شدن نیستند. وظایف واگذارشده یک مسئول دارند. وظایفی که وضعیت دارند، حالتی قابل راستی‌آزمایی دارند.

گردش کار در FastBuild چنین است: یک وظیفه با عنوان، توضیحات، اولویت و تاریخ سررسید ایجاد کنید؛ آن را به یکی از اعضای اکیپ واگذار کنید؛ و آن را از وضعیت‌های برای انجام، در حال انجام، بازبینی و انجام‌شده عبور دهید. فهرست وظایف را می‌توان بر اساس وضعیت و اولویت فیلتر کرد، بنابراین کارهای باز همیشه اول دیده می‌شوند.

انتظامی که مدیریت وظایف را کارآمد می‌کند، بستن حلقه است. وظیفه‌ای که واگذار شده اما هرگز به‌روزرسانی نمی‌شود، از وظیفه‌ای که هرگز ایجاد نشده قابل تشخیص نیست. سرپرست‌ها باید این انتظار را ایجاد کنند که کارگران وظایف خود را همگام با پیشرفت کار به‌روزرسانی کنند و در پایان روز فهرست را بررسی نمایند.

غیرفعال‌سازی ابزار نگهداری است. وقتی وظیفه‌ای دیگر مرتبط نیست، آن را به‌جای حذف، غیرفعال کنید. سابقه باقی می‌ماند و فهرست فعال مرتب می‌ماند.

وظایف تکمیل‌شده به گزارش روزانه خوراک می‌دهند، یعنی سابقهٔ وظیفه و مستندات پروژه با هم هم‌خوانی دارند. وظیفه‌ای که در فهرست انجام‌شده نشان داده می‌شود، در گزارش آن روز نیز ظاهر می‌شود.

برای یک اکیپ، سود عملی وضوح است: هر کارگر می‌داند چه وظیفه‌ای بر عهدهٔ اوست و چه چیزی انتظار می‌رود. برای سرپرست، سود، دیدپذیری است: وضعیت کار کارگاه روی صفحه است، نه در ذهن کسی.